No próximo mês de Maio faz 20 anos que Telma Graça, directora financeira e contabilista certificada do Hospital Distrital de Santarém (HDS), chegou à unidade hospitalar. Iniciou o seu percurso como estagiária no Serviço de Contabilidade e Tesouraria, tendo passado depois pelo Serviço de Controlo e Gestão durante um curto período de tempo. Entre 2002 e 2012 desempenhou funções de técnica oficial de contas, cargo que, durante algum tempo, acumulou com o de responsável dos Serviços Financeiros.
Em entrevista, Telma Graça fala, entre outros temas, sobre a organização do Serviço, as maiores dificuldades e os principais objectivos para o futuro.
Em que data assumiu a direcção do Serviço de Gestão Financeira e que missão assume este serviço?
Assumi a direcção do Serviço de Gestão Financeira em Junho de 2019. A missão do Serviço é prestar informação económico-financeira tempestiva e correcta relativamente à actividade hospitalar, cumprindo os princípios contabilísticos, os regulamentos e a lei.
Cabe ao director de Serviço de Gestão Financeira colaborar com o Conselho de Administração (CA) na preparação e acompanhamento da execução do orçamento económico e financeiro e na prestação de contas de forma a proporcionar qualidade, confiabilidade, segurança e tranquilidade. Além disso, também colabora com o Serviço de Planeamento e Controlo de Gestão no acompanhamento do Contrato-Programa.
Destaca-se ainda a colaboração com o Serviço de Aprovisionamento e Logística, no sentido de optimizar o desempenho da instituição no seu todo.
Quais os objectivos a que se propôs?
Quando assumi a direcção do Serviço de Gestão Financeira desenvolvi um projecto de melhoria para o Serviço, que se baseava na maioria na automatização de diversas funções, para aumentar o tempo de análise dos dados. Projecto esse que temos vindo a implementar e a ajustar de acordo com as novas realidades.
E as maiores dificuldades?
O Serviço deparou-se, por um lado, com um novo normativo contabilístico em 2018, o SNC-AP, que a maioria dos colaboradores do desconhecia e não tinha formação. A formação disponibilizada pela UNILEO era limitada a um número reduzido de inscritos.
Por outro lado, a aplicação de Contabilidade disponibilizada pelos Serviços Partilhados do Ministério da Saúde (SPMS) obriga a várias correcções/validações, algumas que só estão disponíveis apenas centralmente, o que acarreta dificuldades acrescidas nos reportes solicitados.
Também temos tido algumas dificuldades no recrutamento de pessoal, mas o empenho e a responsabilidade da equipa é deveras notória e meritória.
Desde que assumiu a direcção do Serviço, que projectos destaca?
Temos tidos vários projectos e desafios – o novo normativo SNC-AP, a facturação electrónica, os novos reportes que nos são solicitados.
Actualmente temos um projecto com uma empresa para integração de ficheiros de forma automática para aliviar muito trabalho manual.
No futuro iremos abraçar um projecto de Gestão Documental, em que teremos o nosso arquivo em pdf em detrimento do papel.
Como é o dia a dia no Serviço de Gestão Financeira?
O dia a dia do Serviço é muito absorvente, uma vez que temos sempre muito trabalho e muitos reportes para efectuar.
O trabalho consiste no registo de todas as transacções comerciais efectuadas pelo HDS, nomeadamente registo de notas de encomenda, facturas, realização de pagamentos, emissão de facturas, registo de todos os valores recebidos (taxas moderadoras, pagamentos de seguradoras, etc.) e acompanhamento dos contractos programas.
Como se processam esses reportes?
Temos o Serviço organizado para que nas datas dos reportes consigamos responder ao solicitado. Até ao dia 8 temos de reportar à Direcção Geral do Orçamento a execução mensal anterior, reportando as despesas e recebimentos efectuados. Ao dia 10 temos de enviar o reporte económico-financeiro à Administração Central dos Serviços de Saúde (tutela) com todos os mapas obrigatórios do SNC-AP. Estes são os reportes mais importantes, mas temos muitos mais para efectuar.
Temos reportes obrigatórios e temos pedidos de ficheiros e de esclarecimentos que nos chegam por parte da tutela.
Finalmente, todo o trabalho desenvolvido culmina na elaboração do Orçamento Financeiro, do Orçamento Economico e dos relatórios de fecho do ano, nomeadamente o Relatório de Gestão e Contas e o Relatório do Governo Societário.
Como é constituída a equipa que gere?
A equipa é constituída por 15 colaboradores, a contar comigo. Temos uma técnica superior, 12 assistentes técnicos e dois assistentes operacionais.
A técnica superior é a directora do Serviço. Nos assistentes técnicos temos três licenciadas, das quais as duas coordenadoras e outro elemento. Os assistentes operacionais desenvolvem funções administrativas.
Como está organizado o Serviço?
O Serviço está organizado em cinco áreas funcionais: conferência de facturas, contas a pagar (despesa), facturação, contas a receber (receita), e tesouraria.
Existem duas coordenadoras no Serviço, uma para a área da despesa e outra para a área da receita. O desempenho delas e dos restantes elementos do serviço é crucial para respondermos nos timings ao solicitado, com sentido de responsabilidade e empenho na melhoria continua.
A equipa é coesa e com espírito de entreajuda havendo, no geral, um bom ambiente de trabalho
E para o futuro, quais os principais objectivos?
As pessoas são o cerne das organizações. Nenhuma das medidas propostas é passível de implementação sem motivar a equipa para atingir o rigor e o reconhecimento da tutela e do CA pela capacidade de apresentar reportes fiáveis e em tempo útil.
Gostaríamos de aumentar o tempo de análise dos dados através da redução do tempo investido no tratamento da informação pela criação de uma plataforma de uniformização do reporte para as diversas entidades. Preencher um único documento ou formulário ou mesmo disponibilizar a informação numa plataforma acessível para data mining às entidades externas.
A equipa tem como objectivo a melhoria contínua, procurando sempre a maior eficiência e eficácia na gestão do Serviço para corresponder à estratégia e objectivos definidos pelo Conselho de Administração. Gostaríamos de ser um Serviço Financeiro reconhecido pela tutela, como um serviço de excelência.
