Tatiana Silvestre, administradora hospitalar, é desde Junho de 2019 directora do Serviço de Gestão e Planeamento, onde se integra a Unidade Local de Gestão do Acesso (ULGA). Iniciou o seu percurso no HDS em Maio de 2003, tendo passado até ao momento pela gestão de diversas áreas do hospital. Em entrevista, a responsável fala, entre outros assuntos, sobre os desafios, as maiores dificuldades e principais projectos para o Serviço.
De acordo com Tatiana Silvestre, o foco é a modernização do serviço através da implementação de ferramentas que permitam atingir esse objectivo.
Quais os maiores desafios quando assumiu a Direcção do Serviço de Gestão e Planeamento? E actualmente?
Assumi a Direcção do Serviço de Gestão e Planeamento em Junho de 2019. Em Outubro de 2019, a Unidade Local de Gestão de Inscritos para Cirurgia (ULGA) passou a integrar este serviço. O serviço integra, assim, duas unidades de grande complexidade.
Inicialmente, o maior desafio para o Serviço era como dar resposta a todas as tarefas cumprindo todos os prazos e com dados fiáveis. Este desafio continua a existir e o nosso foco é a modernização do serviço através da implementação de ferramentas que permitam atingir esse objectivo.
Qual a missão deste serviço?
No âmbito da Gestão e Planeamento, a missão do serviço é apoiar o processo de decisão do Conselho de Administração e da gestão intermédia, através da recolha, tratamento de dados, análise e divulgação da informação de produção e financeira.
No âmbito da ULGA, a missão do serviço é garantir a equidade no acesso aos cuidados de saúde, zelando pelo cumprimento dos normativos nacionais.
Destaco, ainda, a nossa visão que é ser um serviço tecnicamente actualizado para uma resposta atempada, fiável e de qualidade a todas as solicitações internas e externas.
Como é constituída a equipa que gere?
A equipa está dividida, pois as temáticas assim o exigem. Na Gestão e Planeamento temos uma Técnica Superior e uma Assistente Administrativa e na ULGA contamos com quatro Assistentes Técnicas.
Trabalhamos em equipa e há um excelente ambiente de trabalho entre todas.
Quais as maiores dificuldades?
Em regra, tento olhar para as dificuldades como desafios, pois o objectivo é sempre superar qualquer dificuldade que possa existir. Talvez a principal dificuldade, actualmente, seja o nú mero de recursos humanos para dar resposta a todas as solicitações. Temos conseguido sempre, com muito empenho e muito trabalho de equipa e apoio de outros grupos profissionais que, colaboram connosco, sempre que necessário.
Como é o dia a dia no Serviço de Gestão e Planeamento?
O Serviço de Gestão e Planeamento tem ao longo do ano civil, vá rias fases de trabalho, com responsabilidades internas e externas. A primeira fase é o planeamento de cada ano através da preparação de documentos de suporte ao Conselho de Administração, Directores de Departamento, Serviço, Enfermeiros, Té cnicos Coordenadores e Gestores destinados à Contratualização Interna e Externa. Na fase de planeamento está também incluída a elaboração do Plano de Actividades e
Orçamento e de todos os documentos de suporte ao Contrato Programa.
A segunda fase é de monitorização, acompanhamento e gestão do Contrato Programa anual, com a produção mensal de informação de reporte interna e externa.
A terceira fase é a de prestação de contas, em que coordenamos a elaboração do Relatório e Contas, do Relatório do Governo Societário, do Relatório das Demonstrações Financeiras, do Relatório do Acesso e da Contabilidade de Gestão. Nesta fase, dado que todos os relatórios têm de ser elaborados em simultâneo, há um grande pico de trabalho.
Além destas tarefas que sã o as que conseguimos prever, temos como responsabilidade prestar resposta a todos os pedidos internos do Conselho de Administração e de vá rios responsáveis dos serviços, apoiamos os internos e o Gabinete de Investigação na elaboração dos seus trabalhos com o envio da informação estatística necessária e respondemos à s solicitações das diversas entidades externas.
A ULGA tem competências próprias definidas na Portaria n.o 147/2017, de 27 de Abril. Neste âmbito, destaco o acompanhamento interno com produção de informação destinada ao Conselho de Administração, Diretores de Departamento e de Serviço e aos Gestores e o acompanhamento externo não só para a tutela, mas principalmente vocacionado para Utente, no seu processo de inscrição em lista de espera para cirurgia.
Quais os principais projectos para o Serviço?
Os principais projectos para o Serviço (quer para o Planeamento, quer para a ULGA) estão relacionados com a necessidade de informatização de determinados processos que ainda são muito manuais.
Já implementámos diversos processos de controlo de gestão, mas ainda há um grande caminho a percorrer. Precisamos de aumentar o tempo destinado à análise de informação e reduzir o tempo de produção de informação. O projecto de BI para o Serviço de Gestão e Planeamento faz parte deste objectivo estratégico. Este projecto é essencial para a diferenciação do servi o.
Estamos actualmente em fase de validação dos dados. A ULGA também necessitará desta transição para o digital, pois ainda predominam os processos manuais de trabalho.
Em suma, a Direcção deste serviço é bastante desafiante, dado o percurso que ainda nos falta percorrer, mas também muito gratificante pois a nossa equipa é muito unida e sentimos que o nosso trabalho é reconhecido interna e externamente.
